In den Himmel wachsen, ohne sich den Kopf zu stoßen

Welche Rolle ein erfolgreiches Zeitmanagement für einen erfolgreichen Betrieb spielt – Birgit und Reiner Borrmann von der Bio Gartenbau GbR in Papenburg berichten.

„Es gibt noch so viel zu tun – und ich glaube, eine Familie habe ich auch noch!“

Ein wenig überspitzt formuliert, und doch im Leben berufstätiger (Familien-)Menschen ein echtes Problem: das Zeitmanagement.

Wie sind die vielen Aufgaben unter einen Hut zu bekommen, die noch zu erledigen sind? Gerade zur Weihnachtszeit treffen hier zwei Extreme aufeinander: Auf der einen Seite steht die Zeit mit Familie und Freunden, die besinnliche Adventszeit, der Duft von Lebkuchen und Punsch und natürlich die Vorbereitung der Bescherung am Heiligabend. Auf der anderen Seite warten der Jahresabschluss und Projektplanungen fürs kommende Jahr. Und irgendwo dazwischen liegt die Weihnachtsfeier mit den Kolleginnen und Kollegen.

Nicht einfacher ist es für diejenigen, die letztverantwortlich für den Erfolg der geschäftlichen Vorhaben sind oder diese gleich in einer Person beauftragen und selbst bearbeiten: Selbstständige. Das Gewissen, dass jede Arbeitsminute den Geschäftserfolg voranbringt, und das Gefühl, aus diesem Grund in möglichst vielen Arbeitsminuten möglichst viel in Eigenregie erledigen zu müssen – diese Mischung kann zu großem Unternehmenserfolg, gleichzeitig aber zu privatem Ärger und Frust führen. Es muss dabei nicht gleich die berühmte, niemals wirklich endende ‚Überstunde‘ sein, das „ich mache nur noch schnell …“; es kann sich auch ganz subtil zeigen, wenn beispielsweise die Gespräche immer häufiger zu Arbeitsthemen herüberkippen oder man zunehmend private Termine hintanstellt.

Genau dieses Gefühl beschlich im Jahr 2002 Reiner und Birgit Borrmann aus Papenburg. Als Inhaber eines Bio-Gartenbaubetriebs mit dem Schwerpunkt des Kräuteranbaus kann man sich den (saisonal bedingten) Workload nur zu gut ausmalen.

Dieser Workload, als Zeichen des Geschäftserfolgs positiv zu verstehen, kam dabei nicht von ungefähr. 1984 übernahmen beide den Betrieb seiner Eltern – und konnten durch die Spezialisierung auf Kräuter als Wachstumsmarkt ihren Betrieb sukzessive erweitern, sogar über die Grenzen des Bundeslandes hinaus. Zu ihren Kunden gehörten schnell große Discounter, deren Anforderungen auf der anderen Seite dazu beitrugen, dass es bei der Arbeit nicht gerade langweilig wurde.

Zusammen mit der Betriebserweiterung wuchsen der Organisations- und Planungsaufwand sowie die Personalverantwortung. Dabei muss man sich um etwa 20 Jahre in die Vergangenheit zurückversetzen: Zahlreiche Prozesse, die dank des Internets und passender Software mittlerweile automatisiert ablaufen, mussten händisch ausgeführt werden. Die Anforderungen an die Qualität der (Bio-)Ware sowie an die Flexibilität (just-in-time-Lieferungen) hingegen hatten bereits heutige Standards erreicht.

Viel Verantwortung führt dazu, dass das Verantwortete viel Raum einnimmt  – gerade in der Selbstständigkeit, wo Beruf und Privates nicht immer klar zu trennen sind. Wo das Geschäft schrittweise wächst, wächst auch sein Anteil am Leben der Geschäftsführer – und verdrängt womöglich das Privatleben dort, wo es eigentlich nie passieren sollte: Zeit für die Kinder, Zeit für seinen Partner, Zeit für sich. Selbst das beste Zeitmanagement kommt an seine Grenzen, wenn man praktisch seine gesamte Lebenszeit zur Arbeitszeit umwandelt.

Diese Erkenntnis traf Birgit und Reiner Borrmann im Jahr 2002, als sie dachten: „Mein Gott, wir quatschen ja nur noch über den Betrieb!“

Diese Erkenntnis ist der erste Schritt, um sich dem eigenen Zeitmanagement und damit letztlich den eigenen Bedürfnissen zu widmen – ein ‚Produktionsfaktor‘, der wohl immer am kürzesten kommt. Der zweite Schritt besteht darin, aus der Erkenntnis eine Handlung zu formen. Hier bestand für die Eheleute Borrmann kein Zweifel: Externe Anregungen zum Thema müssen her! Wenn es Experten für den Gartenbau gibt, wird es auch Experten fürs Zeitmanagement geben.

Diesen fanden sie in Stephan Möller von shm netzwerk, vermittelt über den Wirtschaftsverband für Gartenbau (damals: Nordwestdeutscher Gartenbauverband).

Ohne genau zu wissen, was dort auf sie zukommen würde, buchten sie ihre Teilnahme – und fanden damit den Gamechanger für ihren Betrieb.

Praktische Hinweise, verständliche Ideen und im Berufsalltag umsetzbare Reflexionshilfen halfen den beiden dabei, sich von außen zu betrachten und ihre Rolle im Betrieb ganz neu zu erfinden.

Anstatt weiterhin dauerhaft erreichbar zu sein (z. B. für Auftragseingänge per Telefon) und alle Aufgaben zunächst einmal an sich zu ziehen, haben sie stattdessen verstärkt darüber nachgedacht, welche Aufgaben sich an wen übertragen lassen. Mit zahlreichen positiven Folgen: Neben der Entlastung der Teamleitung fördert(e) diese Kompetenzzuschreibung an die Mitarbeiter vor allem deren Motivation. Und wer bei der Arbeit erlebt, Verantwortung hinzuzugewinnen, möchte diese in der Regel sinnvoll nutzen. So auch im Betrieb der Eheleute Borrmann, deren Mitarbeiter sich synchron hierzu immer stärker mit ihren Stärken und Ideen ein- und so letztlich den Betrieb immer weiter voranbrachten. Dies führte schließlich auch zu mehr Gelassenheit sich selbst und dem Betrieb gegenüber – von einer gewissen „Besessenheit“ hin zu einem verantwortungsvollen, aber umsichtigen Blick auf die Unternehmung. Birgit und Reiner Borrmann bewerten hierbei rückblickend das Seminar als „Initialzündung“ für dieses Umdenken und den damit einhergehenden weiteren Erfolg.

Hieraus entstand eine sehr gute, über Jahre anhaltende Zusammenarbeit zwischen dem Gartenbaubetrieb Borrmann und shm netzwerk. Zur Formulierung des Unternehmensleitsatzes bzw. der Unternehmensphilosophie fand man hier ebenfalls den richtigen Ansprechpartner, genauso für Einzelcoachings der (zunehmend in Verantwortung gebrachten) Mitarbeiter, die man für ihre neu übertragenen Aufgaben vorbereiten wollte – und die auf diese Weise wiederum maßgeblich zum Geschäftserfolg beitrugen [Vom Blick fürs Einzelne zur Lösung fürs Ganze].

Alles in allem führten diese neu etablierten Strukturen also nicht ‚nur‘ zu einem größeren Unternehmenserfolg, sondern auch zu mehr Möglichkeiten, sich als Geschäftsführer die eigene Zeit besser einzuteilen, oder anders gesagt: zu einem verbesserten Zeitmanagement. Die über zehn Jahre andauernde Zusammenarbeit, begonnen aus der Problemsituation ‚Zeitmangel‘ heraus, führte also schließlich erneut zu einer stetigen Verbesserung dieser Situation. Der Kreis hatte sich geschlossen, und Birgit und Reiner Borrmann arbeiteten weiterhin mit „150%“ Leidenschaft in ihrem Betrieb, ohne jedoch weiterhin „150%“ ihrer Zeit investieren zu müssen.

Genau das ist es, was wir bei shm netzwerk unter ganzheitlich, nachhaltig und effektiv verstehen. Zwar können Sie auch effektiv für Ihren Geschäftserfolg sorgen, wenn Sie Ihre gesamte Zeit und Kraft in die Arbeit investieren – aber früher oder später könnte diese Energie aufgebraucht sein. Tanken Sie auf und kommen Sie mit aufgeladenem Akku zurück – um so glücklicher, gesünder und letztlich nachhaltig erfolgreicher zu sein.