„Der Fisch stinkt …“ – ja, aber von wo eigentlich?

Im Arbeitsprozess kann es an vielen Ecken kneifen und quietschen. Das kommt in Unternehmen vor, aber auch in der Verwaltung. Ein eindrückliches Beispiel für Letzteres – und vor allem: wie wir Sie in diesem Fall unterstützen können – liefert dieser Text.

In der ersten Juliwoche fand an zwei Tagen an einem idyllisch gelegenen Tagungsort im Landkreis Oldenburg ein Workshop zur Organisationsanalyse in einer niedersächsischen Kommunalverwaltung statt, in der die Mitarbeiter unrunde Arbeitsabläufe festgestellt haben. Klingt doch sehr professionell, oder? Man könnte es wahrscheinlich einfach so stehen lassen und Ihnen das Gefühl geben, direkt etwas Cleveres gelesen zu haben. Allerdings wollen wir es etwas genauer wissen: Was ist eigentlich eine Organisationsanalyse und wie wird sie von shm netzwerk durchgeführt?

„Der Fisch stinkt vom Kopf her“ – Na klar, mit dieser Führungsebene wird es nie klappen!

oder doch eher …

„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht stets auf morgen“ – Die Arbeitsmoral der Mitarbeiter stimmt hier einfach nicht!

oder ist nicht einfach …

„… Sand im Getriebe“? – Also, insgesamt läuft es hier nicht, aber … warum eigentlich?

Was man letztlich erkennt: Jeder hat seinen eigenen Blick darauf (und somit seine eigene Meinung dazu), wieso es gerade nicht so läuft, wie es laufen sollte. Denn: Dass es nicht läuft, erkennt auf die ein oder andere Art jeder Mitarbeiter. Oder, um bei den Sprichwörtern zu bleiben: Wo Rauch ist, ist auch Feuer – und nicht selten brennt es irgendwann lichterloh!

Das sollte in jedem Arbeitsumfeld unbedingt verhindert werden. Und genau hier setzt die Organisationsanalyse an: Mithilfe eines ganzheitlichen Blicks auf den Arbeitsprozess finden wir heraus, wo es wirklich hakt. So wird die Frage nach dem warum beantwortet und der bildlich gesprochene Brand gelöscht.

Der Hintergrund für die Durchführung dieser Organisationsanalyse in einer niedersächsischen Kommunalverwaltung war, dass der Bürgermeister – als Leiter der Behörde – und sein Vertreter mit der letzten Kommunalwahl im Spätsommer 2021 ins Amt kamen und sich zunächst in den Abläufen einer Kommunalverwaltung zurechtfinden mussten. Hierbei stießen sie auf unterschiedlichste Anforderungen, die für Führungskräfte aus der freien Wirtschaft (wie diese beiden) schnell zu echten Herausforderungen werden können. Denn egal, ob es um vermeintlich banalere Dinge wie die Einarbeitung ins Verwaltungsrecht geht oder um komplexe und besonders spezifische Aspekte wie die Einbindung des Kommunalrats: Die Ansprüche, die an Führungskräfte in den Kommunen gestellt werden, sind vielfältig. In diesem Zusammenhang wurden Handlungsbedarfe auf Führungsebene identifiziert, und man beschloss, shm netzwerk für ein Führungskräftecoaching anzufordern.

Jedoch wurde gleich nach Übernahme der Aufgabe vonseiten shm netzwerks interveniert und empfohlen, nicht nur die Führungskräfteentwicklung in den Fokus zu nehmen, sondern auch die Arbeitsprozesse und Rahmenbedingungen im Ganzen zu durchleuchten. Das Ziel war es, herauszufinden, wo genau es in den Abläufen knirscht. Eine ganzheitliche Systemanalyse liefert hier den Schlüssel zum Erfolg, nicht der bloße Fokus auf die Führungsebene.

So hatte bereits im März dieses Jahres der Prozess der Organisationsanalyse begonnen: Den Start bildeten Interviews mit den Mitarbeitern der Verwaltung. Sowohl Einzel- als auch Gruppengespräche wurden geführt, um ein umfassendes Bild von der aktuellen Arbeitssituation zu erhalten. Wenngleich diese Gespräche in der Sache durchaus hart und deutlich werden können, bleibt stets das Wohlbefinden der Befragten im Fokus. Daher erhält durch die verschiedenen Gesprächsformen jeder und jede die Möglichkeit, in dem Rahmen zu sprechen, in dem er oder sie sich am wohlsten fühlt – auch, um so die ehrlichsten Rückmeldungen zu erhalten. Nur auf dieser Vertrauensbasis können authentische Ergebnisse (ent-)stehen.

Um dem Anspruch gerecht zu werden, ein Gesamtbild zu erhalten, wurden bei den beschriebenen Interviews alle Mitarbeiter und Führungskräfte einbezogen, in denen sie ihre Sichtweise und Wahrnehmungen der aktuellen Situation offen äußern konnten.

Im Mai wurden die vorab anonymisierten und ausgearbeiteten Ergebnisse im Rahmen einer Mitarbeiterinformation vorgestellt und diskutiert. Um die Ergebnisse der Analyse prägnant darzustellen, wurden Cartoons erstellt, die die zentralen Aspekte auf den Punkt brachten und, bei aller Relevanz der vorgebrachten Kritik, auch zum Schmunzeln anregten. Vor allem jedoch dienten sie zur Ableitung von Handlungsempfehlungen für den weiteren gemeinsamen Erarbeitungsprozess.

(Themenbezug: Veränderungen werden am grünen Tisch entschieden ohne Einbindung der Mitarbeiter)

Hierbei zeichnete sich ein klares Bild ab: Man war einhellig der Meinung, weitere Schritte einleiten zu wollen, um mit den Ergebnissen und den hieraus abgeleiteten Empfehlungen weiterzuarbeiten und das Arbeitsumfeld so dauerhaft und nachhaltig zu verbessern. Daher fand in dieser ersten Juliwoche 2023 ein entsprechender Workshop mit Führungskräften und einzelnen Mitarbeitervertretern statt. Die konkreten Ziele des Workshops bestanden darin, gemeinsam über die bestehenden Themen zu sprechen, Prioritäten in der Bearbeitung zu setzen und einen angemessenen Zeitplan zur Umsetzung der Ergebnisse zu erstellen. Zentral für diesen Ansatz ist, dass die Mitarbeiter aktiv am Veränderungsprozess mitwirken und nicht nur die Führungsebene im Nachgang die Belegschaft unterweist, sondern der Gesamtprozess ausgeleuchtet wird.

Die wesentlichen Handlungsfelder, die sich aus der Analyse ergaben, waren der Entwicklungsbedarf auf Führungsebene, die Besetzung vakanter Führungspositionen (was sich auf kommunaler Ebene häufig als umso komplizierter erweist) und daraus resultierende unrunde Arbeitsabläufe im nachgeordneten Bereich. Hiermit einher gingen und gehen zum Teil unklare Rollenverteilungen, sodass insgesamt die sowieso schon knappen Ressourcen stark aufgezehrt wurden. In diesem Zusammenhang wurden auch übergeordnete Schwierigkeiten festgestellt: Eine nicht immer angemessene Kommunikation sowie die mangelnde systematische Personalentwicklung und -ausbildung taten ihr Übriges, wobei es sich weniger um eine klare Trennung von Ursache und Folge als vielmehr um den häufig beschworenen ‚Teufelskreis‘ handelte, in dem wiederum einzelne Faktoren ungünstig ineinander einwirkten. Dies erreichte dann sogar die ‚unterste‘ Ebene, sodass die Auszubildenden zu Ausbildenden wurden, sich also im Prinzip eigenständig alles beibringen mussten – mangels klarer Aufgaben- und Rollenzuteilung und Ressourcenkapazitäten. Sicherlich kein Umfeld, das bei der Personalrekrutierung in Zeiten allumgreifenden Fachkräftemangels behilflich ist.

Während des zweitägigen Workshops haben alle Beteiligten an diesen Themen gearbeitet und sich intensiv darüber ausgetauscht. Als Ergebnis standen konkrete Maßnahmen, die im Anschluss in den Arbeitsprozess implementiert werden konnten. Zentral hierbei ist, dass sie zur Anwendung, aber auch zur späteren Reflexion und (abschließenden) Evaluation klar greifbar und analysierbar sind. Die Evaluierung des Gesamtprozesses wird dann planmäßig in eineinhalb Jahren stattfinden – erneut unter Federführung von shm netzwerk.

Dieser gesamte, nun erst ‚wirklich‘ startende Prozess wird weiterhin eng durch shm netzwerk begleitet. Ergänzend hierzu wird ein Coaching für Führungskräfte stattfinden, um von oberster Ebene aus die Arbeitsabläufe zu optimieren und die gemeinsam erarbeiteten Maßnahmen anzuleiten und so allumspannend zu integrieren.

Denn wie bereits für die Analyse gilt auch für die Umsetzung: Die isolierte Betrachtung von Problemen führt zur oberflächlichen Beurteilung – und somit zu verkürzten Antworten. Nur die systematische, ganzheitliche Analyse und eine ehrliche Reflexion führen zur Verbesserung und zum Erfolg, der dann jedoch umso größer ausfällt. Auch wenn ein beinahe zweijähriger Prozess wie ein gewaltiger Brocken klingt, lässt sich (und noch ein allerletztes Mal mit einer Redewendung) sagen: Das Warten lohnt sich!